Regulamin wydarzenia Meet at Rift Summer Łódź 2025
§1
Postanowienia ogólne
1. Wydarzenie pod nazwą: “Meet at Rift Summer Łódź 2025” (dalej jako: „Wydarzenie”) organizowane jest w dniach: piątek 05.09.2025 w godzinach: 12:00 – 20:00, sobota 06.09.2025 w godzinach.: 10:00 – 20:00 oraz w niedzielę 07.09.20225 w godzinach: 10:00 – 20:00 w Sport Arena w Łodzi, Aleja Uniii Lubelskiej 2, 94-020 Łódź (dalej jako: “Teren Wydarzenia”).
2. Organizatorem Wydarzenia jest Fantasyexpo sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu. 3. Każda osoba biorąca udział w Wydarzeniu przyjmuje do wiadomości, że zasady uczestnictwa w Wydarzeniu określa Regulamin, oraz zobowiązuje się do jego przestrzegania. 4. Wstęp na Teren Wydarzenia jest odpłatny i biletowany. Odwiedzający po okazaniu ważnego biletu Obsłudze otrzymają przy wejściu na Teren Wydarzenia opaskę na rękę, którą należy nosić na Terenie Wydarzenia.
§2
Definicje
Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia i definicje będą miały poniżej przedstawione znaczenie: 1. Aktywności – dodatkowe wydarzenia, które mogą być przeprowadzane przez Organizatora lub Obsługę na Terenie Wydarzenia, mające na celu zaangażowanie Odwiedzających do interakcji ze sobą nawzajem lub z Obsługą;
2. Obsługa – osoby wybrane przez Organizatora, odpowiedzialne za prawidłowe działanie Wydarzenia, posiadające identyfikator i obecne na Terenie Wydarzenia i jego poszczególnych Strefach; w skład obsługi wchodzi w szczególności Służba Ochrony;
3. Odwiedzający – osoba, która odwiedza Teren Wydarzenia, w tym jego poszczególne Strefy;
4. Organizator – Fantasyexpo sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Prosta 36, 53-508 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000496522, NIP: 8971796193, REGON: 022340859, o kapitale zakładowym w wysokości 10.000 zł;
5. Regulamin – niniejszy Regulamin, określający zasady i warunki uczestnictwa w Wydarzeniu i przebywania na Terenie Wydarzenia, w tym w poszczególnych Strefach, oraz prawa i obowiązki Odwiedzających oraz Organizatora Wydarzenia;
6. Strefy – wyodrębnione obszary na Terenie Wydarzenia, tj. na terenie Sport Arena w Łodzi, Aleja Uniii Lubelskiej 2, 94-020 Łódź, dostępne w dniach 05-07.09.2025 roku w ramach Wydarzenia, gdzie dostępne są różne atrakcje, w szczególności:
6.1. Scena esport – wyodrębniony obszar znajdujący się na terenie Sport Arena w Łodzi, w którym odbywać się będzie turniej League of Legends zgodnie z programem imprezy; 6.2. Scena festiwalowa – wyodrębniony obszar znajdujący się na terenie Sport Arena w Łodzi, w którym odbywać się będą prelekcje;
6.3. Strefa Non Stop Gaming – wyodrębniony obszar znajdujący się na terenie Sport Arena w Łodzi ze stanowiskami komputerowymi do gry;
6.4. Strefa Meet and Greet – wyodrębniony obszar znajdujący się na terenie Sport Arena w Łodzi, w którym Odwiedzający będą mogli spotkać się z influencerami zaproszonymi na Wydarzenie;
6.5. Strefa z food truckami – obszar znajdujący się przed Sport Arena w Łodzi, w którym Odwiedzający będą mogli kupić jedzenie oraz picie i spożyć je w wyznaczonych do tego miejscach;
6.6. Strefy partnerskie – wyodrębnione obszary na terenie Sport Arena w Łodzi,
pozostające pod patronatem konkretnych partnerów Wydarzenia;
6.7. Strefa kreatywna – wyodrębniony obszar na terenie Sport Arena w Łodzi, na którym Odwiedzający wziąć udział w warsztatach artystycznych;
6.8. Strefa sklepu [“item shop”] – wyodrębniony obszar na terenie Sport Arena w Łodzi, gdzie Odwiedzający mogą zakupić gadżety,
7. Zasady Bezpieczeństwa – ogół zasad, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa podczas Wydarzenia.
§3
Zasady zachowania na Terenie Wydarzenia
1. Odwiedzającym może być każda osoba fizyczna powyżej 13 r.ż., posiadająca przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, która zapoznała się z Regulaminem i zaakceptowała jego postanowienia.
2. Osoby poniżej 13 r.ż. roku życia mogą przebywać na Terenie Wydarzenia wyłącznie za zgodą i pod opieką rodzica lub pełnoletniego opiekuna, który odpowiada za ich bezpieczeństwo oraz przestrzeganie przez takie małoletnie osoby Regulaminu.
3. Obsługa może prosić osoby chcące wejść na Teren Wydarzenia lub do poszczególnych Stref, jak również innego Odwiedzającego o okazanie dokumentu potwierdzającego ich wiek lub tożsamość i odmówić wstępu lub poprosić o opuszczenie Terenu Wydarzenia lub Strefy, jeśli nie zostały spełnione warunki określone w ust. 1 – 2 powyżej.
4. Ze względu na konieczność zapewnienia szczególnych środków bezpieczeństwa, Organizator zastrzega prawo kontroli osobistej oraz kontroli odzieży i bagażu Odwiedzających, którzy chcą wejść na Teren Wydarzenia. Odwiedzający, którzy nie poddadzą się kontroli osobistej i kontroli odzieży i bagażu nie zostaną wpuszczeni na Teren Wydarzenia. Za ochronę na Terenie Wydarzenia odpowiada: Agencja Ochrony Osób i Mienia Sowa, KRS 0000635347 (zwana dalej: “Służbą Ochrony”).
5. Liczba miejsc na Terenie Wydarzenia jest ograniczona. Maksymalna liczba Odwiedzających Wydarzenie wynosi 3000.
6. Organizator może odmówić wstępu do poszczególnych Stref na Terenie Wydarzenia ze względu na wymogi Organizatora lub wymogi wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących odnośnie minimalnego wieku Odwiedzających korzystających z danej aktywności lub Strefy.
7. Odwiedzający podczas obecności na Terenie Wydarzenia zobowiązany jest do: 7.1. zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności przestrzegania postanowień regulaminu obiektu (Terenu Wydarzenia) i niniejszego regulaminu Wydarzenia;
7.2. pokrycia wszelkich kosztów naprawy szkód na Terenie Wydarzenia spowodowanych działaniem Odwiedzającego związanych ze spowodowaniem szkód materialnych na Terenie Wydarzenia;
7.3. stosowania się do poleceń Obsługi.
8. Do obowiązków i uprawnień Organizatora należy:
8.1. zapewnienie bezpieczeństwa Odwiedzającym Wydarzenie;
8.2. zapewnienia Obsługi Wydarzenia;
8.3. utrzymanie czystości na Terenie Wydarzenia;
8.4. organizowanie aktywności i konkursów podczas trwania całego Wydarzenia; 8.5. wydalenie z Terenu Wydarzenia Odwiedzającego łamiącego Regulamin.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
9.1. należące do Odwiedzających rzeczy zagubione podczas przebywania na Terenie Wydarzenia;
9.2. zachowanie Odwiedzających Teren Wydarzenia;
9.3. uszczerbek na zdrowiu u Odwiedzających wynikający z funkcjonowania Stref podczas
Wydarzenia.
§4
Zasady Bezpieczeństwa panujące na Terenie Wydarzenia
1. Zakazuje się wstępu na Teren Wydarzenia osobie:
1.1. znajdującej się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
1.2. zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa, porządku publicznego oraz innych Odwiedzających;
1.3. małoletniej jeśli nie są spełnione warunki określone w §3 ust. 2 Regulaminu. 2. Na Terenie Wydarzenia zabrania się w szczególności:
2.1. wnoszenia, posiadania oraz spożywania napojów alkoholowych;
2.2. wnoszenia butelek szklanych oraz plastikowych – w uzasadnionych przypadkach Organizator może wyrazić zgodę na wnoszenie przedmiotów, o których mowa w niniejszym podpunkcie;
2.3. zażywania środków odurzających, psychotropowych lub w inny sposób wpływających na zmianę świadomości;
2.4. używania urządzeń znajdujących się na terenie Strefy w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem;
2.5. stosowania przemocy fizycznej lub formułowania gróźb pod adresem innych osób, w szczególności innych Odwiedzających;
2.6. wykonywania czynności godzących w dobre imię innych Odwiedzających Wydarzenie oraz Organizatora, lub czynności w inny sposób wulgarnych, obraźliwych, rasistowskich, ksenofobicznych;
2.7. zaśmiecania Terenu Wydarzenia, a także niszczenia infrastruktury lub innych przedmiotów znajdujących się na Terenie Wydarzenia;
2.8. palenia tytoniu i korzystania z wyrobów tytoniowych i papierosów elektrycznych; 2.9. wnoszenia broni czarnoprochowej, broni palnej oraz przedmiotów niebezpiecznych, w tym materiałów pożarowo niebezpiecznych;
2.10. wnoszenia materiałów wybuchowych, gazu w aerozolu, wyrobów pirotechnicznych, substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych oraz innych substancji o podobnym działaniu;
2.11. wnoszenia elementów cosplayu zagrażających bezpieczeństwu innych uczestników wydarzenia (np. przedmioty ostre jak w przypadku miecza);
2.12. używania otwartego ognia;
2.13. rzucania przedmiotami;
2.14. wynoszenia sprzętu ze Stref;
2.15. wchodzenia na Scenę bez wyraźnego pozwolenia Organizatora lub Obsługi; 2.16. zmiany układu wcześniej przygotowanych stanowisk w Strefach wymienionych w Regulaminie, a także odłączania sprzętu oraz przyłączania własnego;
2.17. wnoszenia otwartych napojów lub jedzenia do Stref wymienionych w Regulaminie 2.18. wnoszenie i używanie jakichkolwiek flag i transparentów, a także urządzeń emitujących dźwięk;
2.19. wnoszenie gazu w aerozolu, substancji łatwopalnych;
2.20. palenie tytoniu oraz e-papierosów;
2.21. wprowadzanie zwierząt;
Powyższy katalog stanowi katalog otwarty. Organizator lub Obsługa uprawnieni są do wprowadzenia innych zakazów, w szczególności z uwagi na charakter imprezy i w celu zapewnienia bezpieczeństwa Odwiedzających.
§5
Aktywności podczas Wydarzenia
1. Organizator może organizować w ramach Wydarzenia dodatkowe aktywności, w które będą mogli angażować się Odwiedzający.
2. Udział w Aktywnościach jest dobrowolny, Odwiedzający może w każdej chwili zrezygnować z udziału w danej Aktywności.
3. Aktywności mogą polegać między innymi na współzawodnictwie sportowym w grach dostępnych w Strefach wymienionych w Regulaminie, wykonaniu określonej przez Obsługę czynności lub zadania.
4. W ramach udziału w Aktywnościach mogą być organizowane konkursy – w zależności od ich rodzaju, Odwiedzający będą mogli otrzymywać nagrody do 2000 zł lub drobne upominki o wartości niższej niż 200 zł.
§6
Wizerunek
1. Osoba wchodząca na Teren Wydarzenia, w tym do poszczególnych Stref udziela jednocześnie Organizatorowi nieodpłatnej zgody na utrwalanie wizerunku, jego lub pozostającego pod jego opieką małoletniego, w trakcie prowadzenia zapisu audiowizualnego lub fotograficznego wydarzeń odbywających się na Terenie Wydarzenia, a następnie korzystanie z takiego utrwalenia w związku z nadawaniem lub innym rozpowszechnianiem (w mediach tradycyjnych oraz cyfrowych) takiej rejestracji dokonanej na Terenie Wydarzenia (w tym wykorzystaniem do celów reklamowych Wydarzenia, Organizatora, lub jego partnerów biznesowych). Utrwalony wizerunek, o którym mowa w zdaniu powyżej może w szczególności pojawić się podczas transmisji live z Wydarzenia, w transmisjach medialnych z wydarzenia, na kanałach własnych Fantasyexpo, na kanałach własnych partnerów wydarzenia oraz podczas transmisji na kanały influencerów związanych z Wydarzeniem. Organizator może korzystać z takiego utrwalenia przedstawiającego wizerunek ww. osób, jego dowolnie wybranego fragmentu, a także łączenia go z innymi utworami, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za takie korzystanie z wizerunku.
§7
Dane osobowe
Dane Odwiedzających będą przetwarzane zgodnie z informacjami zawartymi w Klauzulach Informacyjnych dla Odwiedzających Wydarzenie, stanowiących Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§8
Postanowienia końcowe
1. Wszyscy Odwiedzający Teren Wydarzenia i biorący udział w Wydarzeniu mają obowiązek zapoznać się, zaakceptować i przestrzegać postanowienia niniejszego Regulaminu oraz postanowienia regulaminu obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie (REGULAMIN Sport Arena w Łodzi dostępny jest na www.meetatrift.pl). Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatora.
2. Organizator ma prawo i obowiązek usunięcia z Terenu Wydarzenia osób zakłócających porządek publiczny i niestosujących się do postanowień niniejszego Regulaminu, jak również regulaminu obowiązującego obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie.
3. Organizator odpowiada jedynie za rzeczywistą szkodę, która powstała w bezpośrednim związku z niezachowaniem wymogów organizowania imprez. W szczególności Organizator nie odpowiada za mienie Odwiedzających pozostawione bez nadzoru.
4. Organizator informuje, iż celem dostosowania do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa, lub też w razie konieczności zapewnienia bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa
epidemiologicznego, przebieg Wydarzenia może ulec zmianie.
5. Regulamin dostępny jest pod adresem https://meetatrift.pl oraz na Terenie Wydarzenia i u Obsługi. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu i jednocześnie zobowiązuje się do niezwłocznego opublikowania zmian na stronie https://meetatrift.pl oraz na Terenie Wydarzenia i u Obsługi.
Ostrzeżenie o epilepsji:
Niektórzy ludzie wystawieni na działanie specyficznie migających świateł lub powtarzających się świetlnych rozbłysków narażeni są na napady epilepsji lub utratę przytomności. Może to ujawniać się u nich podczas oglądania telewizji lub grania w niektóre gry komputerowe, nawet jeśli osoba taka nigdy wcześniej nie miała napadów padaczkowych. Jeśli Ty lub ktoś z członków twojej rodziny mieliście objawy epilepsji lub straciliście przytomność poddani działaniu błyskających świateł, skonsultuj się z lekarzem przed przystąpieniem do Wydarzenia.. Radzimy rodzicom nadzorować swoje dzieci podczas Wydarzenia. Jeśli zaobserwujesz u siebie lub swojego dziecka któreś z tych objawów: mdłości, zaburzenia widzenia, niekontrolowane ruchy oczu lub mięśni, utrata przytomności, dezorientacja, konwulsje, NIEZWŁOCZNIE zawiadom służby ratunkowe i poinformuj Organizatora!
